Si no sabes por dónde empezar, no te preocupes; lo primero que tienes que considerar es que debes ser objetivo y realista para construir un plan de relaciones públicas eficiente. ¡Aprovecha todas las oportunidades y comienza a construir tu estrategia desde ahora!
¿Has escuchado hablar del “Plan de Relaciones Públicas”? De seguro que sí, porque se trata de una ruta que contiene los objetivos claves de tu organización, y te ayudará a seguir una estrategia de principio a fin ante una situación de riesgo.
«Si fallas al prepararte, te estás preparando para fallar», dijo Benjamín Franklin. Y hace sentido cuando hablamos de Relaciones Públicas. ¿Por qué? Ya que teniendo un plan de acción y un plan sólido, será más probable alcanzar el éxito de tu empresa. Pero recuerda que debe ser adaptable y flexible, según los hitos o necesidades que vaya presentando tu marca en el camino.
Un plan de relaciones públicas no solo te será útil en caso de problemas imprevistos, también te permitirá reforzar los mensajes de tu marca manera efectiva.
¿Recuerdas, por ejemplo, el caso de Agrosuper en Freirina, donde toda la localidad se puso en contra de la empresa por los malos olores? Ahí, un plan de Relaciones Públicas era clave para la crisis que vivía Agrosuper. Sin embargo, la marca tuvo que paralizar su planta.
Un ejemplo concreto, de que planificar una estrategia de relaciones públicas te ayudará a actuar de manera eficaz ante cualquier crisis y te brindará tranquilidad, ya que te permitirá mantener la coherencia en todo momento sin descuidar tus objetivos comerciales.
Sobre todo también, una preparación previa para cuando hablamos de “crisis” pensando en publicidad negativa que afecte tu marca. Especialmente en la actualidad, donde cada vez es más común que a través de redes sociales, los usuarios exponen inconvenientes que involucran a las marcas y muestran una imagen negativa, lo que se traduce en un escándalo corporativo. Pueden ser noticias falsas, ataques cibernéticos, rumores de difamación, etc.
Pero, ¿qué queremos lograr con las Relaciones Públicas?
- Crear confianza: En todo lo que represente la marca. Es decir, ya sea en la empresa, en la operación del negocio, en los productos y servicios, en los directivos, socios, colaboradores, clientes, proveedores, etc.
- Cuidar la marca: Es importante monitorear el sector, contexto y otros ámbitos donde la marca esté expuesta.
- Impulsar la percepción positiva: ¿qué percepción tiene la gente externa de tu empresa, sobre la marca?
- Generar opinión pública: otra meta puede ser generar conversación, opinión pública, enfoque o tendencia sobre algún tema o aspecto específico, a veces no necesariamente serán sobre la marca en concreto, pero sí de ámbitos o agendas a los que la empresa está vinculada.
- Fidelización: Fidelizar a los clientes también es una tarea de las Relaciones Públicas, por lo que las acciones deben ir enfocadas al trato cordial y la promoción de iniciativas para que los clientes estén satisfechos.
- Gestión de medios: A través de las Relaciones Públicas, también se busca hacer una adecuada gestión con los medios de comunicación, así que puedes establecer el objetivo de mejorar esa interacción o de generar más impactos en más medios.
- Administrar, reaccionar y prever las crisis.
Importancia de los Objetivos Estratégicos
Ahora, te invitamos a comenzar a trabajar en la planificación de las Relaciones Públicas de tu empresa. Y si es que ya la tienes, ¡siempre es un buen momento para mejorarlas!. Porque si estás preparad@, tu empresa podrá:
- ahorrar costos, porque en caso que tengas que resolver múltiples problemas sin un plan de relaciones públicas, será muy costoso el buscar soluciones sobre la marcha.
2) Tendrás una planificación profunda, ya que el plan te permitirá probar nuevas tácticas de marketing y te proporcionará una guía para superar los tiempos difíciles.
3) Tu empresa estará preparada para enfrentar cualquier tipo de crisis. Así, un buen plan te ayudará a reducir los daños y proteger la reputación de tu marca.
4) Te ofrece respuestas claras y un equipo capacitado que conozca la estrategia a seguir y que te ayude a superar cualquier obstáculo.
Ejemplos de Objetivos en Relaciones Públicas
Hay 4 tipos de objetivos de las RRPP, que son el foco de la estrategia en múltiples ocasiones.
¿Qué quieres lograr con las Relaciones Públicas? Tal vez, puede ser crear necesidades de mercado. Tal vez, mantener la presencia comercial, o fomentar la demanda. Incluso, también podrías pensar en tener de objetivo, definir la imagen de la marca.
¿Cuál te hace más sentido?
Características de un Plan de Relaciones Públicas Exitoso
¿Qué debes agregar de todas maneras en tu plan?
1. Resumen ejecutivo: cuenta qué contiene el plan de Relaciones Públicas. Así, la información podrá ser traspasada dentro de la organización, y quien lo lea tendrá una perspectiva amplia de la situación actual de la empresa y hacia dónde se dirige este plan de relaciones públicas.
2. Objetivos y metas: Todo plan de relaciones públicas necesita al menos un objetivo claro que te ayudará a identificar qué es lo que quieres lograr. Una manera fácil de saber si vas por el camino correcto es crear objetivos SMART que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y ligados a un tiempo específico. Establece las metas que quieres lograr y las acciones para alcanzarlas.
3. Público objetivo: ¿A qué personas intentas llegar con tus mensajes? Debes tenerlo claro. Así, será más eficiente tu plan de relaciones públicas.
4. Mensajes clave: ¿Cuál es el mensaje que vas a transmitir?. Adapta ese mensaje de manera simple y específica, a la audiencia que has seleccionado, y selecciona los canales más efectivos para llegar a ellos (redes sociales, email o medios tradicionales).
5. Estrategias y tácticas: Es importante definir la estrategia que vas a emplear, con esto nos referimos a la planeación de eventos, campañas de marketing, etc. ¿Y de qué manera lograrán todo esto con tu equipo? Las tácticas se refieren a la creación de contenidos en diferentes formatos, reuniones o entrevistas, así como la publicidad y creación de sitios web.
6. Adaptabilidad y Flexibilidad: Adaptarse tiene que ver con la capacidad de que tu empresa pueda ajustarse a un ambiente o situación específica. En las Relaciones Públicas, es crucial tener esta capacidad, dado que muchas veces las situaciones no son como han sido planeadas.
Mientras, la flexibilidad se enfoca en la capacidad de ajustarse temporalmente a un ambiente o situación sin necesidad de cambiar la estructura interna de tu empresa. Y también es vital tener esta característica para llevar las Relaciones Públicas de tu empresa de la mejor manera posible. En otras palabras, la adaptabilidad implica cambios significativos y duraderos, mientras que la flexibilidad implica cambios temporales y superficiales.
7. Comunicación Coherente y Continua: Los mensajes, valores y acciones que estás transmitiendo desde todas las áreas de tu empresa, ¿están alineados?. De eso se trata tener una comunicación coherente y contínua: de que todos los mensajes que salgan de la empresa, vayan en la misma línea con el objetivo de una construcción de identidad sólida.
Elementos Cruciales de un Plan de Relaciones Públicas
¿Qué NO le puede faltar a tu Plan de Relaciones Públicas? ¡te contamos los 9 elementos más importantes!
- Delimita el objetivo del plan: Hazte la siguiente pregunta: ¿cuál es el objetivo general del plan de Relaciones Públicas? Una posible respuesta, por ejemplo, es aumentar la demanda de tu empresa.
- Plantea métricas para demostrar resultados: Evalúa el impacto. Crea KPI’S que te permitan analizar el avance o retroceso con las tareas que van implementando dentro de la empresa. Por ejemplo, una métrica puede tener relación con el número de asistencia a los eventos organizados por la empresa. Aprovéchte de todas las situaciones de las que puedas sacar una medición.
- Análisis de Stakeholders: Conoce a tu audiencia objetivo para saber a quién quieres hablarle y cómo le vas a hablar. A través de la escucha social (social listening) podrás monitorear los intereses y preferencias de tu audiencia, lo que te ayudará a desarrollar el perfil de tu buyer persona para captarlo a través de mensajes y contenidos personalizados.
Así, podrás prevenir posibles crisis comunicaciones y compartir contenidos que sea de su interés, logrando incluso aumentar el engagement.
No olvides incluir a otros stakeholders, como son tus colaboradores, proveedores y otras comunidades importantes para tu marca.
- Define los principales elementos de la marca:
- Marca del consumidor: cómo ven los clientes a la marca.
- Marca financiera o de la empresa: cómo ven la marca los accionistas o cualquier persona interesada en la estructura financiera o legal de la empresa.
- Marca del empleador: cómo ven los empleados a la marca
- Marca de la comunidad: cómo la empresa se relaciona con sus comunidades de interés.
5. Delimita las tácticas para lograr los objetivos: ¿Qué vas a hacer para lograr tu objetivo general? Por ejemplo, si tu objetivo es tener más prospectos, tus objetivo pueden ser: 1) asistir a x cantidad de eventos del ecosistema 2) comenzar el contacto con x cantidad de posibles clientes 3) convertir a x% de esos prospectos, en clientes dentro de x tiempo.
6. Mensajes clave y Canales de Comunicación: Crea mensajes breves y atractivos, que sean sencillos y específicos. ¿Por qué el énfasis en la brevedad? Las audiencias están inundadas de noticias y publicidad. Es tu trabajo mantener los mensajes clave simples y enfocados en una cosa: atraer la atención de tu público objetivo. Y no olvides elegir los mejores canales de comunicación con tu audiencia. Si tienes diversos tipos de público objetivo, debes saber segmentarlo a través de los diversos canales.
Para encontrar esos mensajes claves, puedes hacerte las siguientes preguntas guías:
- ¿Qué es lo más importante de mi producto / servicio?
- ¿Qué es lo más interesante de mi producto / servicio?
- ¿Qué hace mi producto / servicio diferente a mi competencia?
7. Responde a tu audiencia con Marketing de Contenidos: ¿cuál es el dolor de tu audiencia? Trata de responder a eso, con contenido que sea de calidad y que sirva para acercar la marca cada vez más.
8. Calendario de marketing de contenidos: Organízate y distribuye el contenido de calidad, a través de un calendario. Puedes hacer lo que en marketing se conoce como “grilla”, para distribuir los contenidos de eventos, educativos, informativos, testimonios, etc.
9. Recursos: ¿Qué recursos necesitarás para toda tu estrategia de Relaciones Públicas? Es necesario tener un archivo donde estén detallados cada uno de estos, con el fin de que los recursos estén contemplados en el presupuesto de la empresa.
Ejemplo de Plan de Relaciones Públicas [PDF incluido]
Descarga del Ejemplo de Plan: Ahora que ya sabes lo primordial de un Plan de Relaciones Públicas, ¡te invitamos a que comiences a crear el tuyo! Para esto, te dejamos una guía gratis para que descargues y puedas completarlo y adaptarlo de acuerdo a las necesidades y características de tu empresa.
¿Cómo Utilizar este Recurso
- Descarga esta plantilla personalizable de plan de relaciones públicas como documento de Microsoft Word, de Google o PDF.
- Comienza con un resumen ejecutivo para preparar el escenario.
- Resume tu investigación de antecedentes en un análisis de la situación.
- Define los objetivos del plan de relaciones públicas.
- Desarrolla tus metas en objetivos SMART.
- Divide tus objetivos en estrategias, tácticas y actividades.
- Describe tu público objetivo y tus canales.
- Diseña tus mensajes clave.
- Proporciona un resumen del costo de implementación de tu plan de relaciones públicas. Documenta cómo evaluarás el éxito.
Conclusión: Tejiendo la Red de Relaciones Públicas
No lo olvides: “Un plan de relaciones públicas sólido te permite construir y mantener una reputación positiva para tu empresa. Esto te brinda la oportunidad de establecer relaciones duraderas con tus clientes, empleados y otros stakeholders claves”.
Por lo tanto, es clave tener un Plan de Relaciones Públicas bien estructurado, que contemple cada uno de los puntos que hablamos en este artículo.
Recapitulación de Puntos Clave
¿Qué objetivos quieres lograr? ¡No olvides establecer claramente los objetivos que quieres lograr con tu plan! Ten en cuenta las características, elementos y pasos discutidos en el artículo. Recuerda que es crucial tener la facultad de adaptarse y ser flexible constantemente.
No olvides medir y evaluar las acciones que van ejecutando en el marco del Plan de Redes Sociales. Esto te ayudará a mantener la efectividad del plan a lo largo del tiempo.
Para que comiences a crear tu plan de Relaciones Públicas, te invitamos a aplicar esta guía gratuita a tu situación particular.
Ahora que ya sabes más de las Relaciones Públicas, ¡te invitamos a trabajar en la de tu marca! Si necesitas ayuda, estaremos felices de responder a tus dudas o ayudarte con aquellos puntos que se hacen más complejos.
